Minimieren Sie Risiken durch ein vollautomatisiertes Dokumentenmanagementsystem

- Ein Dokumentenmanagementsystem darf für Ihr Risikomanagementsystem nicht fehlen -

In einem Risikomanagementsystem ( bzw. Risikomanagement Handbuch ) werden grundsätzlich alle relevante Prozesse sowie deren struktureller Aufbau verbindlich dokumentiert. Auch werden hier der Risikomanagement Beauftragte, die Unternehmens- und Finanzplanung sowie das Controlling festgelegt. Ihr Risikomanagementsystem bzw. Risikomanagement Handbuch sollte Ihr QM-, UM- und / oder Arbeitsschutzmanagementsystem ergänzen – Sie betreuen im Idealfall ein integriertes System. Dabei stellt in jedem Fall das Dokumenten Management und damit auch die Dokumentenlenkung und -steuerung einen essentiellen Bestandteil Ihres Risikomanagementsystem dar. Neben der Dokumentation der Prozesse sind in einem Risikomanagementsystem dabei immer auch Dokumente enthalten, die zusätzlich zu den beschriebenen Prozessen verwendet werden, bzw. die als Ein- oder Ausgabe für den jeweiligen Prozess relevant sind. Hierzu zählen unter anderem Verfahrensanweisungen/ Prozessbeschreibungen, Formblätter, Checklisten oder auch Arbeitsanweisungen. Alle diese Schriftstücke müssen in Ihr Dokumenten Management fließen – stets in der aktuellsten Version für alle relevanten Mitarbeiter zugänglich.

Früher fand sich im Rahmen eines Risikomanagementsystem bzw. eines Risikomanagement Handbuch oftmals ein Bündel gedruckter Dokumente vor. Dies birgt jedoch ein hohes Risiko – die Aktualität der Inhalte und die entsprechende Verteilung an Ihre Mitarbeiter. Um die Aktualität aller Inhalte jederzeit sicherstellen zu können, muss stetig geprüft werden, dass jeder Mitarbeiter über die Aktualisierung informiert ist und tatsächlich nur die Dokumente mit neuestem Revisionsstand nutzt. Da diese Sicherstellung mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden ist, geht die akribische Prüfung meist im Alltagsstress unter und die Inhalte veralten kontinuierlich. Daher sollten Sie heute nicht mehr auf ein Risikomanagement Handbuch in gedruckter Form setzen, sondern Ihr gesamtes Risikomanagementsystem bzw. Risikomanagement Handbuch digitalisieren – das Ganze natürlich inkl. einem vollautomatisierten Dokumenten Management System . Zusätzlich sollten die Inhalte zentral durch den Risikomanagement Beauftragten bearbeitet und jederzeit der gesamten Belegschaft im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden können.

Wie sieht eine solche Software-Lösung aus und was beinhaltet diese?

Unzählige Software-Lösungen zur Betreuung eines Risikomanagementsystems inkl. Dokumentenmanagement versprechen viel, sind aber meist auf spezifische Branchen ausgerichtet oder sehr beratungsintensiv umzusetzen. Wichtig bei der Auswahl einer geeigneten Software sollte sein, dass Sie auf ein System zurückgreifen, welches die Inhalte gerade für Ihre Belegschaft einfach darstellt und worauf direkt zugegriffen werden kann. Letztlich steht und fällt das Interesse an einer Software und letztlich die Einführung Ihres Managementsystems mit dessen Akzeptanz bei Ihrer Belegschaft. Darüberhinaus sollte es unternehmensweit und dauerhaft verfügbar sein – ein Arbeiten an einem bestimmten Arbeitsplatz sollte dabei keine Rolle mehr spielen.

 

Hier haben wir Ihnen die Vorteile des Systems nochmals zusammen gefasst:

Vollautomatisiertes Dokumenten Management - die sichere Lösung zur Dokumentensteuerung

Die Integration neuer bzw. bestehender Dokumente in Ihr Risikomanagementsystem auf Basis von MMSPRO erfolgt im Back-End. Bei einer Aktualisierung oder bei einer Integration eines neuen Dokumentes wird dem Dokument automatisch ein neuer Revisionsstand vergeben. Ihre Dokumente sind somit immer aktuell und sicher gelenkt. Dabei können Sie wählen, welche Vergabe eines neuen Revisionsstands vom System vorgenommen werden soll. Bei marginalen Änderungen kann ein Update vorgenommen werden und eine Unterversion wird erstellt (aus der Revision 1.0 wird dann 1.1). Bei größeren inhaltlichen Änderungen empfiehlt es sich jedoch ein Upgrade vorzunehmen und die Hauptversion zu ändern (aus der Revision 1.0 wird dann 2.0).


Direkt nach der Freigabe der neuen bzw. geänderten Dokumente mit neuem Revisionsstand, sind diese dann auch für Ihre Mitarbeiter im Front-End einsehbar. Mit der praktischen Änderungshistorie behalten Sie dabei immer den genauen Überblick der unterschiedlichen Änderungspunkte und können direkt zurückverfolgen aus welchem Grund eine Änderung erfolgt ist oder warum ein neuer Revisionsstand vergeben wurde.

Mit der integrierten Kommentarfunktion haben Sie die Möglichkeit bei jedem Dokument wichtige Hinweise zu hinterlegen. Diese Hinweise können auch in der Änderungshistorie aufgerufen werden. Durch die hilfreiche Dokumentenarchivierungsfunktion gelangen Sie per Mausklick direkt auf alle Dokumente – natürlich auch auf dessen Vorgängerversionen. Kein Dokument geht somit verloren und kann jederzeit aufgerufen werden. Alles automatisch - so einfach kann Dokumenten Management sein! Selbstverständlich beinhaltet Ihr gepflegtes Risikomanagementsystem auf Basis von MMSPRO im Dokumenten Management auch eine Übersicht aller integrierten Dokumente. Diese können Sie in einer Liste aufrufen oder sich im Zusammenhang mit den spezifischen Risikomanagement Forderungen anzeigen lassen.



Von überall und zu jeder Zeit – dank browserbasiertem Zugriff

Ihr MMSPRO kann durch den browserbasierten Zugriff (Internet Explorer) unabhängig einer zusätzlichen Software von überall, jederzeit und von jedem beliebigen Computer aufgerufen und bearbeitet werden - insofern das entsprechende Zugriffsrecht vergeben wurde. Sie sind demnach nicht an einen Standort oder Arbeitsplatz gebunden und können auch unterwegs oder von zu Hause aus an Ihrem Risikomanagementsystem weiterarbeiten. Direkt nach der Installation (Dauer: weniger als 3 Minuten) können Sie mit MMSPRO arbeiten und Ihre Mitarbeiter bereits auf das Front-End zugreifen.

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Sicheres Arbeiten im Adminbereich und direkte Publikation im Mitarbeiterbereich

Als Risikomanagement Beauftragter arbeiten Sie sicher in Ihrem Admin-Bereich, dem Back-End, an Ihrem Risikomanagementsystem . Von dort aus steuern Sie alle Inhalte, welche Ihre Mitarbeiter über deren Bereich, dem Front-End, direkt einsehen können.

Selbstverständlich können Sie bestimmen, welcher Mitarbeiter, welche Bereiche einsehen sowie nutzen darf und welche nicht.

Im Back-End haben Sie auch direkten Zugriff auf das Dokumenten Management - Sie müssen bei geänderten Dokumenten oder Neueinstellungen nach dem Einspielen nur noch die Freigabe erteilen. Den Rest - Archivierung, Änderung des Revisionsstands, Anbindung an die relevanten Prozesspunkte im Front End - übernimmt das integrierte Dokumenten Management System für Sie!


Im Front-End haben Ihre Mitarbeiter (je nach Zugriffsrecht) direkten Einblick in die Prozesslandschaft des Unternehmens und können alle Dokumente direkt aufrufen. Dies ist nicht nur zeitsparend, sondern auch effizient, denn das umständliche Verteilen gedruckter Dokumente entfällt und alle Dokumente können ohne weiteren Aufwand immer auf dem aktuellsten Stand gehalten werden - dem integrierten Dokumenten Management sei Dank!

Mit MMSPRO haben Sie die Möglichkeit auch Ihre Mitarbeiter in die Weiterentwicklung und in die Betreuung Ihres Risikomanagementsystem direkt einzubeziehen. Je nach Zugriffsrecht können Mitarbeiter Ihnen neue Dokumente oder auch Änderungen an bestehenden Dokumenten über das Front-End vorschlagen. Selbstverständlich werden die Vorschläge Ihrer Mitarbeiter erst nach Ihrer Freigabe im Back-End übernommen - für Sie nur ein Klick und die Sache ist erledigt. Die Verwaltung der Zugriffsrechte erfolgt auch im Back-End. Dabei bestimmen Sie, wann, welcher Mitarbeiter auf welche Dokumente im Front-End zugreifen oder diese bearbeiten darf.


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Frei anpassbar – individuelle Prozesse und eigene Dokumente integrieren

Alle Beispielprozesse aus MMSPRO Basic sind frei anpassbar. Dabei können beliebig viele weitere Prozesse hinzugefügt werden. Die Prozesslandschaft kann jederzeit an Ihre individuellen Unternehmensprozesse angepasst, erweitert oder auch farblich verändert werden. Natürlich ist das System auch inhaltlich an Ihre Bedürfnisse anpassbar. So können Sie wichtige Zusatzinformationen in Bild und Schrift für Ihre Mitarbeiter bei allen Prozessen hinterlegen.

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Dank integrierten TO-DO Listen managen Sie, welche Dokumente, wann zum Einsatz kommen

In der MMSPRO Basic Variante haben Sie mit Hilfe eines TO-DO Listen Generators die Möglichkeit eigene TO-DO Listen anzufertigen und mit Ihren individuellen TO-DO‘s zu füllen. Dabei können Sie Dokumente zur Bearbeitung oder einfach nur Texte bei den einzelnen TO-DO’s hinterlegen. So nutzen Sie MMSPRO auch effektiv für Ihr Projektmanagement. Bei der Visualisierung der Listen können Sie zwischen einer Auflistung, einer kalendarischen Darstellung oder einem Gantt-Chart wählen oder sich alle TO-DO‘s in einer zeitlichen Abfolge (überfällig, tagesaktuell, zukünftig) anzeigen lassen.